وطالبت الوزارة جميع المديريات، بضرورة إرسال صورة من ملفات الخطباء الجدد، علي أن يحتوي كل ملف على صورة البطاقة وصورة المؤهل وصورتين شخصيتين وما يفيد نجاحه في الاختبار لاعتماد النتيجة، ثم استخراج الكارنيهات لمن يتم اعتماده بصورة نهائية.
وبالنسبة لخطباء المكافأة القدامى يتم إرسال أصل الكارنيه القديم مع صورة البطاقة وصورة من المؤهل الدراسي لاستبداله بالكارنيه الجديد، وذلك خلال مدة لا تتجاوز شهرًا، وبعد ذلك يصبح الكارنيه القديم لاغيًا.
